Op een bijna leeg kantoor aan het eind van de werkdag, zien Renate en een collega een onbekende man. Hij heeft een wit overhemd en opvallende ‘hugo-de-jonge-schoenen’ aan. Hij duwt een kar met schoonmaakspullen. Dat verbaast hen, want deze schoonmaker hebben ze nog nooit eerder gezien. Ze zijn meteen wakker.
Renate zegt: “Ik wilde hem niet gelijk aanspreken, straks zou ik hem beledigen.” Ze bellen hun collega die over de schoonmaak gaat. Die belt even later lachend terug. Het blijkt de directeur van het schoonmaakbedrijf te zijn, die zijn zieke medewerker vervangt.
Vervelende gebeurtenis
Zo goed als Renate hier oplette, doet ze elke dag. En zij niet alleen. Ze werkt nauw samen met onze specialist digitale beveiliging, die de digitale systemen veilig houdt. En met een van onze juristen, om zeker te zijn dat we de privacyregels goed volgen. Vroeger deed Renate zelf ook juridisch werk bij ons. Samen met de specialist digitale beveiliging houdt ze ook ons kantoorgebouw veilig. En al die inspanningen zijn niet voor niets, zoals uit het volgende voorbeeld blijkt.
In 2018 kwam het Haga-ziekenhuis in het nieuws. Veel medewerkers hadden stiekem gekeken naar de medische gegevens van tv-persoon Samantha de Jong, bekend als Barbie. Het ziekenhuis kreeg een boete van 460.000 euro van de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit was de eerste boete in Nederland door overtreding van de nieuwe, strenge Europese privacyregels.
Die staan sinds 2018 in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Renate legt uit: “Vroeger waren er ook wel privacyregels, maar er was gewoon veel minder aandacht voor.”
Privacy in de praktijk
Nu maakt Renate de privacyregels elk jaar duidelijk aan haar collega’s tijdens een training. Ze stelt dan ook altijd de vraag: ’Hoe zou je het zelf vinden als anderen op deze manier met jouw gegevens omgaan?’ Zo kunnen ze zich nog beter inleven.
“Medewerkers mogen ook niet zomaar alles vragen of in de computer zetten. Alleen wat in de wet staat en te maken heeft met onze hulp”, legt ze uit. Met een glimlach: “We mogen dus niets vragen over de hond van de buurvrouw.”
Ook vertelt ze dat niet iedere medewerker alles mag zien in de computer. “Een medewerker Jeugdwet ziet bijvoorbeeld niets over iemand die hulp krijgt vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning.” Ze legt ook uit dat iemand die niet aan een hulpvraag werkt, niet bij die gegevens mag. Behalve bij vervanging door ziekte of vakantie. “Onze specialist digitale beveiliging controleert dat regelmatig. Gelukkig kan ik in alle eerlijkheid zeggen dat we er bij Rogplus heel precies mee omgaan.”
Meer maatregelen
Wat doen Renate en haar collega’s nog meer voor uw privacy? Ze vertelt verder: “Bezoek krijgt bijvoorbeeld een pasje en schrijven we in. Collega’s blijven bij hun gasten. Belangrijke documenten laten we niet rondslingeren op het kopieerapparaat en gooien we weg in een bak met slot.”
Belangrijke documenten laten we niet rondslingeren op het kopieerapparaat
En er zijn meer voorbeelden: “Op onze laptops zit extra beveiliging, zoals een gezichtsscan en vingerafdruk. De ramen van ons kantoor hebben folie, zodat niemand van buiten kan meekijken. En familie van een cliënt mag alleen iets regelen met zijn of haar schriftelijke toestemming.” Ook geeft ze aan dat u zelf kunt helpen.
Medewerkers mogen niet zomaar alles vragen
“Laatst belde er een mevrouw, die was heel scherp. Ze vertelde dat een zorgorganisatie een foto had gemaakt van haar ingevulde formulier, met haar BSN erop. Dat is supergevoelige informatie. Dus ze zei: ‘Het zit me niet zo lekker’.”
Na wat navraag bleek dat de organisatie geen foto, maar een scan had gemaakt. Zo zat het formulier gelijk in hun computersysteem. “Ook al liep dit goed af, het blijft belangrijk om kritisch te zijn en vragen te stellen”, benadrukt Renate. “Mensen hebben ook gewoon het recht om te weten wat wij of anderen met hun gegevens doen.”
Betrokken buiten, voorzichtig op kantoor
Zelf neemt Renate ook graag het initiatief om dingen te verbeteren. In haar werk en daarbuiten. Ze groeide op in Tilburg, maar ruilde haar zachte G in voor een rollende R. In haar woonplaats Rozenburg is ze voorzitter van carnavalsvereniging De Smooksnuivers. Van november tot februari bezoekt ze elk weekend wel een carnavalsfeestje in de regio. Vaak organiseren ze ook een feestje voor ouderen of mensen met een beperking. “Dan krijg je zoveel dankbaarheid”, zegt ze.
Ook zit ze bijvoorbeeld in het bestuur van de Voedselbank en in de organisatie van de Wielerronde Rozenburg. “Ik wil gewoon dingen voor elkaar krijgen en wat voor de gemeenschap betekenen.” Ze doet dit onder andere samen met haar oud-buurman, die nu haar partner is. Samen met ieders dochter wonen ze nu onder één dak.
Over haar vele activiteiten zegt ze lachend: “In dit soort dingen steek ik graag mijn neus. Maar de persoonlijke gegevens van de mensen die we helpen? Die blijven lekker privé.” Heeft u vragen over uw privacy bij Rogplus? Bel ons of stuur een e-mail naar privacy@rogplus.nl.
Rogplus magazine december 2023